Menetrend helyett nyitva tartás.
Zárt körben a vendégek nem egyszerre érkeznek, és nem egyszerre mennek el. Ezért itt azt tervezzük, meddig marad nyitva mindegyik asztal.
AjánlatkérésZárt körben az est lassan gyűlik össze.
Egy céges vacsorán a program a köszöntők után indul, mert addigra mindenki a helyén ül. Zárt körben ilyen pont nincs: a vendégek fél óra alatt csöpögnek be, egy részük hamar továbbmegy, más részük éjfélig marad. Aki ide fix kezdést és fix véget tervez, annak az est fele üres asztalokkal telik.
Ezért a zártkörű estnél nyitva tartást írunk, menetrend helyett. Az asztal akkor indul, amikor van körülötte elég ember, és addig megy, amíg van. Az osztók beosztása a felső korlátra készül, tehát a hosszabbítás nem kerül külön kérésbe és külön számlasorba.
Nem azt, hogy négy órán át folyamatosan játszani kell. Azt, hogy ennyi ideig van kinél leülni: a személyzet ennyire van lekötve, és eddig tart a felszerelés ottléte. A tényleges hossz ennél rendszerint rövidebb, és a különbözetet nem számoljuk vissza — de a hosszabbítás sem kerül felárba, amíg a felső korláton belül marad.
A másik különbség a méret. Húsz-negyven fő mellett két asztal elég, és a második szerepe nem a férőhely: azért áll ott, hogy a kör két pont között tudjon vándorolni. Egyetlen asztal körül a társaság megmerevedik, és aki nem fér oda, kiszorul a beszélgetésből is. A létszám és asztalszám aránya itt lazább, mint egy céges estén, mert a vendégek lassabban váltanak.
Végül a személyzet viselkedése is más. Az osztók nem konferálnak, nem gyűjtenek össze senkit egy körre, és nem hirdetik ki, hány perc van hátra. Aki odaáll, két mondatot kap, és onnantól játszik; aki csak nézi, ugyanúgy ott maradhat. Egy zárt körben ez a különbség többet ér, mint bármelyik kiegészítő szolgáltatás — a vendégek nem érzik, hogy programon vannak.
Négy döntés áll ott, ahol máskor a menetrend.
Ezt a négyet az ajánlat előtt beszéljük végig, és mind a négy szerepel írásban is. Utána az est napján nincs miről egyeztetni.
Négy döntés
Mikor nyit az első asztal
Nem a meghirdetett kezdéskor, hanem akkor, amikor nagyjából nyolc vendég bent van. Addig az osztók a pultnál állnak, és a terem úgy néz ki, mintha csak most kezdődne minden. Aki korán jön, nem üres asztalokat talál.
Meddig marad nyitva
A négy óra felső korlát, nem terv. Ha a társaság kilencre elfogy, korábban zárunk; ha éjfélig marad, végig megy. Az osztói beosztást a felső korlátra írjuk, így a hosszabbítás nem kerül külön egyeztetésbe.
Ki szól, ha zárni kell
A kapcsolattartó, és csak Önnel egyeztetve. Az osztók maguktól nem zárnak le asztalt, és nem jelentik be a hátralévő időt a vendégeknek — az est vége nem műsorszám.
Mi történik kevesebb vendéggel
Két asztal a sáv tetejéig kényelmesen elmegy, és ha a létszám a húszas alsó határon marad, az egyiket nem nyitjuk ki. Az árat az előre lekötött asztalszám adja, de a második asztal osztója ilyenkor a nyitva maradóhoz áll át.
Egy zártkörű est négy száma.
- 20–40
- vendég zárt körben
- 2–3
- asztal, előre lekötve
- 4 óra
- felső korlát, nem menetrend
- 1
- osztó minden nyitott asztalnál
A négyből csak az asztalszám kerül szerződésbe fixen — a többi keret. Ha a kör a felső határ közelében van, érdemes a harmadik asztalt is lekötni: kinyitni az est közben már nem lehet, mert az asztal összeszerelése negyed óra, és azt a vendégek előtt nem csináljuk meg.
Négy dolog, amit zárt körben alapból így csinálunk.
Ezeket nem kell külön kérni, és nem külön tétel az ajánlatban. Egy zártkörű est ettől lesz zárt, nem a névsortól.
-
Egy bejárat
A felszerelés a vendégektől külön úton érkezik, ha van rá mód. Ha nincs, az építés a nyitás előtt két-három órával lezárul.
-
Egy kapcsolattartó
A helyszínen egyetlen emberünk beszél Önnel, a többiek az asztaloknál maradnak. A személyzet nem szólítja meg a vendégeket a játékon kívül.
-
Belépés 18 éven felül
A vendégkör az Öné, és a korhatárt Ön tartja rajta. Az osztóknak joguk van valakit kihagyni a körből, ha ez kérdésessé válik.
-
Fotó csak az Öné
Referenciafotót zárt körű estről nem készítünk és nem kérünk. Ami az estéről marad, az a házigazdánál marad.
Amit zárt körnél a leggyakrabban kérdeznek.
-
Meddig maradhatnak nyitva az asztalok?
Négy óráig.
Ez a felső korlát, amire az osztói beosztás készül. Ennél tovább külön egyeztetéssel megy, de a terem bérleti ideje általában előbb ér véget.
-
Ha a vendégek szórványosan érkeznek?
Nem baj.
Az asztal nem indul újra minden vendégnél: aki később áll oda, a következő körbe kapcsolódik be. Az osztó két mondatban elmondja neki, hol tart a játék.
-
Muszáj végig ott lenni?
Nem.
A vendégek szabadon jönnek-mennek az asztalok között és a terem többi része között. Nincs olyan pillanat, amikor mindenkinek egy helyen kellene lennie.
-
Kevesebben jönnek, mint terveztük?
Egy asztallal kevesebb.
A második asztalt nem nyitjuk ki, és az osztója átáll a másikhoz. Az est ritmusa nem változik tőle, csak lassabban forog a társaság.
A névsor az Öné, a terem és az idő a mi dolgunk.
- Amit nem kérdezünk
- Kik lesznek ott, milyen alkalomból, és ki kit hoz magával. A vendéglista nem tartozik ránk, és a szerződésbe sem kerül bele.
- Amit kérünk
- A napot, a hozzávetőleges létszámot, és azt, mikortól meddig áll rendelkezésre a terem. Ebből következik az asztalszám és az osztók beosztása.